E-Mails rechtssicher archivieren und verwalten 2018-05-08T14:50:20+00:00

Project Description

Archivieren Sie E-Mails rechtssicher

Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, welche E-Mails betriebsrelevante Informationen enthalten und was Sie unternehmen müssen, um diese rechtssicher zu archivieren.

Betriebsrelevante Informationen

Viele betriebsrelevante Informationen erhalten Sie heute in elektronischer Form. Dies können zum einen Bestellungen und Aufträge sein, die Ihnen per E-Mail erteilt zugehen, Informationen über aktuelle Projekte, Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr.

Sobald eine E-Mail verschiedene betriebliche Informationen enthält, müssen Sie diese nach den Vorgaben der der GoBD aufbewahren. Die gilt beispielsweise für:

  • Handelsbriefe
  • Geschäftsbriefe
  • Rechnungen
  • Lohnabrechnungen

Etwas anders verhält es sich, wenn die E-Mail selbst keine relevanten Information enthält, sondern ausschließlich als Transportmedium dient. Ein Beispiel dafür ist eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang. Befinden sich in der Mail selbst keine steuerlich relevanten Informationen und sind diese komplett in der PDF enthalten, reicht es aus, wenn Sie direkt den Anhang archivieren.

Manipulationssichere Aufbewahrung

Manipulationssicher bedeutet in diesem Zusammenhang: Sie müssen sicherstellen, dass kein Bestandteil einer E-Mail nach dem Erhalt veränderbar ist. Um dies sicherzustellen genügt es nicht, die E-Mail oder Datei im Dateisystem eines Rechners oder einem Massenspeicher abzulegen. Hier können jederzeit einzelne Bestandteile verändert oder die Datei gelöscht werden.

Verfügbarkeit der Dokumente

Die Archiv-Software ermöglichen Ihnen zusätzlich den schnellen Zugriff auf Unterlagen von jedem Standort aus. Erkrankt beispielsweise ein Mitarbeiter, der eine dringende Bestellung bearbeitet, muss sein Vertreter nahtlos dessen Aufgaben übernehmen können und Zugriff auf die notwendigen Informationen haben.

Ein richtig konfiguriertes Ablagesystem trägt zur einer effizienten und kostensparenden Nutzung aller betriebsrelevanten Informationen bei.

Nie wieder Ärger durch verlorene Informationen

Durch die korrekte Archivierung elektronischer Unterlagen gehören Ärger und Frust durch Datenverlust der Vergangenheit an. Hierzu müssen Sie Ihre Informationen mehrfach und unabhängig von einander abgelegen. Dies bedeutet, dass der Ausfall einzelner Hardware nicht mehr zum Datenverlust führt.

Im Regelfall bedeutet dies, dass Sie Ihre Daten nicht mehr lokal auf dem Rechner speichern. Fällt Ihr PC aufgrund eines Defektes aus, können Sie nahtlos mit einem anderen Gerät weiterarbeiten. Im Idealfall müssen Sie nicht einmal Software installieren. Sie greifen mit einem beliebigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) auf Ihren Datenspeicher zugreifen.

Frust und Ärger über Computerprobleme der gehören der Vergangenheit an.

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Backup

Mit speziellen Backup Lösungen und Plänen helfen wir Ihnen den Verlust von E-Mails zu vermeiden.

Archivierung

Wir helfen Ihnen betriebs- und steuerrelevante Informationen rechts- und manipulationssicher abzulegen und kinderleicht darauf zugreifen zu können.

Verfügbarkeit

Ob auf dem Handy, Ihrem Home-PC oder einem Tablet. Mit unseren Lösungen haben Sie immer und überall Zugriff auf eine einheitliche Datengrundlage.

Automatische Archivierung in einem DMS

Durch eine automatische Archivierung Ihrer Emails in einem DMS (Dokumenten-Management-System) sorgen Sie dafür, dass Ihr geschäftlicher digitaler Schriftverkehr rechtssicher und GoBD-konform abgelegt wird. Durch die Nutzung unseres gehosteten DMS können Sie anschließend standordunabhängig auf alle Informationen zugreifen. Außerdem gehört die Sorge um regelmäßige Backups der Vergangenheit an.

Hierzu bieten wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten unserer Partner-Firmen, wie zum beispiel die  Securepoint UMA und ecoMailz der Firma ecoDMS an.

Wir ermitteln zusammen Ihren persönlichen Bedarf und wählen dann die für Sie passende Lösung aus.

Vorteile

  • Mehr Zeit für wichtige Dinge
  • Einfaches suchen
  • Rechtssichere Archibvierung
  • Umweltfreundlich
  • Langzeitarchivierung der E-Mail-Korrespondenz
  • Weltweiter Zugriff auf elektronische Geschäftskorrespondenz
  • Schnelle Recherche und Ausgabe archivierter E-Mails
  • Reduzierung von Risiken bei Rechtsstreitigkeiten dank lückenlosen Nachweises der Korrespondenz
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