DMS – Das Papierlose Büro 2017-09-06T16:59:39+00:00

Project Description

Papierloses Büro – Spart Zeit, Nerven und Geld!

Rechnungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr – täglich erreichen unzählige Informationen Ihr Haus. Diese ganzen Papiere müssen gesichtet, geordnet und abgelegt werden. Nicht selten ist dafür während der normalen Arbeitszeit keine Zeit mehr und der Papierberg muss nach Feierabend abgearbeitet werden.

Das muss nicht sein! Ein Digitales Dokumentenmanagement nimmt Ihnen viel Arbeit ab und macht Ihnen alle Informationen jederzeit und überall leicht verfügbar:

  • Alle Informationen zentral an einem Ort
  • Viele Dokumente können automatisch sortiert und abgelegt werden
  • Die Wiedervorlage-Funktion erinnert Sie an wichtige Dokumente, die noch bearbeitet werden müssen
  • Das aufwändige Zusammensuchen von Unterlagen gehört der Vergangenheit an
  • Es geht nie wieder auch nur ein einziges Dokument verloren

Profitieren bei der Umsetzung von unserer Erfahrung. Wir arbeiten selbst komplett papierlos. Jedes Dokument ist nur einen Knopfdruck entfernt.

Sie wollen Ihren Arbeitsgewinn pro Tag für Sie und Ihre Mitarbeiter steigern?

Zeit sparen

Sie gewinnen wertvolle Zeit, um Ihr Unternehmen voran zu bringen. Oder auch einfach mal mehr Zeit für Freunde und Familie.

Geld sparen

Wir vereinfachen Ihr Dokumentensuche, nichts geht mehr verloren!

Nerven schonen

Wir digitalisieren für Sie auch Ihre schon vorhandenen Dokumente!

Kein Papier mehr – geht das?

Im Bezug auf Angebote, Rechnungen und Lieferscheine: Ein klares Ja!

Grundvoraussetzung hierfür ist eine Verfahrensanweisung, die in Ihrem Unternehmen regelt, wie mit den Dokumenten umgegangen werden muss und wer welche Aufgaben übernimmt. Eine solche grundlegende Struktur für den Umgang mit Dokumenten ist sowieso empfehlenswert, weil Ihnen das für die Zukunft viel Arbeit und Stress erspart.

Papierdokumente dürfen nach der Digitalisierung gemäß Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation vernichtet werden. Dadurch sparen Sie sich massive Kosten für Ihre Archiv. Aber nicht nur das. Sie sparen auch Arbeitszeit. Sie müssen nie wieder nach Dokumenten suchen. Diese sind nur einen Knopfdruck entfernt.

Die Umsetzung von Aufbewahrungsfristen ist ebenfalls kinderleicht. Für jede Dokumentenart wird einmalig die Aufbewahrungsfrist festgelegt. Ist diese Frist erreicht löscht das System diese Dokumente automatisch. Bei manchen Dokumenten sind Sie sogar zur Vernichtung der Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verpflichtet.

Leichter ist es mit digitalen Dokumenten. Immer mehr Firmen versenden Ihre Rechnungen digital per Email.

Wussten Sie, dass Sie verpflichtet sind diese Dokumente in digitaler Form aufzubewahren und zu archivieren? Das Ausdrucken und ablegen in Papierform ist nicht zulässig. Für das digitale Dokumentenmanagement gar kein Problem. Solche Dokumente können sogar ohne Ihr Zutun vollautomatisch abgelegt werden.

Das selbe gilt für Emails mit geschäftliche relevanten Informationen. Diese müssen ebenfalls rechtssicher aufbewahrt werden. Ein einfacher Verbleib in Ihrem Emailkonto reicht dafür aber nicht aus.

Mit einem GOBD-konformen digitalen Dokumenten -Management-System sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite!

Vorteile

  • Keine Doppelablage
  • Arbeitszeitgewinn
  • Schnelle Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung
  • Schnelles Suchen & Finden
  • Mehr Sicherheit
  • Dokumentation
  • Rechtssicherheit

Wie wird das papierlose Büro umgesetzt?

Wir kommen zu Ihnen, schauen uns die Ist-Situation an und erarbeiten zusammen mit Ihnen die Potentiale, an denen Sie Papier vermeiden oder digitalisieren können. Dies können zum Beispiel Programme sein, über die Ihre Mitarbeiter digital zusammenarbeiten, die automatische digitale Archivierung von Ausgangsrechnungen, Kundenkommunikation per Email, Fax-Verarbeitung mittels eines Fax-Servers, uvm.

Bei der Umsetzung dieser Maßnahmen unterstützen wir Sie von A-Z. Wir nehmen Ihren realen Bedarf auf, suchen die Lösung, mit dem für Sie optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis, installieren Soft- und Hardware, führen Mitarbeiterschulungen durch und begleiten Sie im Anschluss bei der täglichen Umsetzung.

Im täglichen Betrieb achten wir auch auf weitere Verbesserungspotentiale und entwickeln Ihr System zusammen mit Ihnen kontinuierlich weiter, sodass es immer an Ihre aktuellen Bedürfnisse angepasst ist.

Wir übernehmen auch die komplette Digitalisierung Ihres Archives und aller neu anfallenden Papierdokumente.

Für wen ist mobiz geeignet? 2017-02-17T09:10:14+00:00
Ganz egal ob Sie Handwerker, Steuerberater, Rechtsanwalt, Mediengestalter, Einzelhänder, eingetragener Verein oder eine Behörde sind.
Wir unterstützen Sie professionell mit unseren Dienstleistungen. Sprechen Sie uns an!
Was unterscheidet mobiz von unseren Konkurrenten? 2017-08-18T13:12:33+00:00
Ganz klar! Wir sind KEIN Callcenter und werden auch keins.
Für Ihr Unternehmen ist immer das gleiche Team tätig. Die Mitglieder dieses Teams kennen Ihre Firma und Ihre Mitarbeiter, wissen um Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse.
Wir nehmen uns als teil Ihrer Firma war und das werden auch Ihre Kunden spüren.
Erfahren Sie mehr über die Digitalisierung Ihrer Dokumente!
Informationen anfordern

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