Papierloses Büro: so gelingt der erste Schritt

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Keine Papierberge oder Dokumentenstapel mehr. Wie viel Zeit vergeudet man mit der täglichen Suche nach Dokumente? Viel zu viel. Längst schreiben wir Nachrichten über Facebook, erfassen unsere Arbeitszeiten digital, und kommunizieren mit Kunden über Skype. Wieso kein papierloses Büro? Das Ziel ist: Finden statt suchen.

Jedes Dokument, Rechnung oder interne Notiz kann problemlos digital abgelegt werden. Mit der steigenden Menge der Unterlagen wächst auch der Aufwand von Aktenverwaltung. Viele Unterlagen müssen schnell auffindbar sein, sodass die darauffolgenden Prozesse flüssig ablaufen können.

Schritt 1

Das papierlose Büro ist möglich, aber Kopfsache. Sie müssen sich auf die Situation einlassen.  Es gibt einige Vorteile beim papierlosen Büro:

  • Umweltfreundlicheres Arbeiten
  • Zeitersparnis
  • bessere Zusammenarbeit /globale Kommunikation
  • Mobilität
  • Platzeinsparung

Durch steigende Flexibilität, schnellere Zahlungseingänge, Arbeitszeitgewinn und ein besseres Kundenverhältnis durch schnellere Dokumenten-/Informationsbereitstellung zeigt sich, dass sich die Digitalisierung lohnt.

Schritt 2

Es wird die Ist-Situation geprüft. Zusammen mit Ihnen wird das Potential erarbeitet, wie Papier vermieden oder digitalisiert werden kann. Hierzu können zum Beispiel Programme genutzt werden, über die Ihre Mitarbeiter digital zusammenarbeiten, Rechnungen digital archivieren, mit Kunden per Email kommunizieren oder Faxe mittels eines Fax-Servers verarbeiten können.

Schritt 3

Reflexion. Im täglichen Betrieb achten wir auch auf weitere Verbesserungspotentiale und entwickeln Ihr System zusammen mit Ihnen kontinuierlich weiter.

  • Es werden Lösungen für das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis gesucht
  • Es wird Soft- und Hardware installiert
  • Mitarbeiter werden geschult

Wir von mobiz helfen Ihnen bei der Umsetzung und unterstützen Sie von A-Z. Sprechen Sie uns an.

Ihr mobiz-Team

By | 2018-05-08T13:14:28+00:00 November 17th, 2017|Allgemein|0 Comments

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